Conditions générales
CONDITIONS GÉNÉRALES ET PARTICULIÈRES DE VOYAGE
Les conditions générales de voyage, régies par la loi du 21 novembre 2017 relative à la vente de voyages à forfait, de prestations de voyage liées et de services de voyage, s’appliquent. Toute personne s’inscrivant à un voyage se déclare d’accord tant avec ces conditions générales de voyage (disponibles sur www.vacancesvivantes.be) qu’avec les conditions particulières de voyage ci-dessous.
CONDITIONS PARTICULIÈRES DE VOYAGE
CONTENU
Article 1 :
Ces conditions sont d’application lors de la vente des séjours de vacances contenus dans cette brochure et sur le site web. Les erreurs manifestes ou fautes d’impression ne lient pas l’organisateur.
RENSEIGNEMENTS OBLIGATOIRES
Article 2 :
Pour que l’inscription soit valable, il est nécessaire que le participant donne les informations correctes. S’il apparaît que les informations fournies ne sont pas correctes, Vacances Vivantes asbl a le droit d’annuler le séjour ou, éventuellement, de porter des frais extraordinaires en compte.
Article 3 :
- La carte d’identité est obligatoire pour les participants dès 12 ans.
- Les participants jusqu’à 12 ans doivent être en possession d’une carte Kids-ID. Ce document peut être demandé à l’administration communale.
- Pour les séjours à l’étranger, les participants doivent répondre aux formalités suivantes afin d’obtenir les documents officiels nécessaires :
- Généralement, les participants belges n’ont besoin que d’une carte d’identité. En dessous de 12 ans, ils doivent se munir d’une carte Kids-ID à demander à l’administration communale, minimum 3 semaines avant le départ.
- Une autorisation parentale, légalisée par l’administration communale du lieu de domicile, est exigée pour les jeunes de moins de 18 ans se rendant à l’étranger.
- Pour un voyage à l’étranger, se munir de la carte Européenne d’Assurance maladie.
- Pour certaines destinations, le passeport est exigé. En pareil cas, les participants sont avertis; les frais d’obtention sont à leur charge.
- Les participants d’autres nationalités, et au plus tard 6 semaines avant le départ, doivent se renseigner auprès de l’ambassade ou du consulat du pays de destination; la famille doit elle même prendre les dispositions pour obtenir les documents nécessaires (passeport et/ou visa).
Article 4 :
Une dizaine de jours avant le jour de départ, Vacances Vivantes asbl envoie les derniers renseignements et les directives aux participants (feuille de route et fiche technique), par email ou par voie postale :
- Endroit et heure de rassemblement pour le départ.
- Endroit et heure de retour.
- Consignes générales et inventaire de l’équipement conseillé à emporter, et consignes pour les bagages.
- Les coordonnées de l’endroit de séjour et du responsable du groupe.
- Note et engagement à signer relatifs aux participants de 16 ans et plus au sujet des « normes et valeurs » de Vacances Vivantes asbl.
CONVENTION DE VOYAGE
Article 5 :
Les réservations sont soumises aux conditions générales et particulières de voyage. En réservant, le participant ou le signataire marque son accord quant aux conditions telles que publiées à la date de la signature.
CONVENTION DE VOYAGE ET PAIEMENT DU VOYAGE
Article 6 :
- Les réservations peuvent être effectuées par écrit ou via le site web (www.vacancesvivantes.be). En cas d’inscription par écrit, le formulaire d’inscription complété et signé doit être envoyé à Vacances Vivantes asbl, à l’attention du Service Vacances, chaussée de Vleurgat 113, 1000 Bruxelles.
- Après la réservation, vous recevrez une facture qui fera office de confirmation de l’inscription.
- Veuillez ne payer qu'après avoir reçu la confirmation écrite (par e-mail ou par courrier) de votre inscription.
- L’entièreté de la facture devra être payée endéans les 30 jours calendriers à partir de sa date d’envoi, sur le compte bancaire BE11 0016 5998 5248 de Vacances Vivantes asbl.
- A défaut de paiement 30 jours avant le départ, nous nous réservons le droit d’annuler l’inscription unilatéralement.
- Le paiement des réservations effectuées dans les 30 jours précédant le départ doit être réglé dès réception de la facture. Le paiement doit parvenir sur le compte de Vacances Vivantes asbl avant le début du séjour. Si le paiement n’est pas effectué à temps, nous nous réservons le droit d’annuler l’inscription unilatéralement.
PRIX
Article 7 :
Le prix est basé sur les prix d’achat qui étaient en vigueur lors de l’impression de la brochure. Le prix affiché est fixe et comprend tous les services mentionnés, sauf circonstances suivantes :
- En cas de modification du prix des produits pétroliers, des taxes, impôts ou cours de change, dans la mesure où cela aurait un impact sur le prix d’achat total, le prix pourrait être revu jusqu’à un mois maximum avant le départ.
- Si les modifications reprises ci-avant devaient amener une réduction des coûts, une adaptation de prix a lieu en rapport avec les frais qui y sont liés.
- En cas d’adaptation de prix à la hausse de plus de 10 % du prix de vente, le participant a le droit de renoncer à la convention de voyage sans aucun frais et se verra rembourser les sommes déjà payées.
Les prix comprennent :
- Le transport en autocar, train ou avion vers et de la destination, au départ de Bruxelles, sauf indication contraire.
- Les activités de groupe et les services comme décrits dans le programme.
- La pension complète.
- L’encadrement, assuré par un responsable de groupe, des animateurs et éventuellement des instructeurs.
- Une assurance accident corporel.
- Une assurance assistance (à l’étranger).
Les prix ne comprennent pas :
- L’assurance annulation.
- L’assurance tous risques : perte ou vol de bagages, d’objets de valeur et d’argent, …
ANNULATION PAR LE PARTICIPANT
Article 8 :
Le participant peut annuler la convention de voyage, mais doit préalablement respecter les règles suivantes :
- Séjours en Belgique et en Europe (transport en car ou en train) :
- En cas d’annulation à partir de la date d’inscription jusqu’à 30 jours avant la date de départ, l’indemnisation s'élève à 75,00 € « hors réduction ».
- En cas d’annulation entre le 30ème et le 15ème jour avant la date de départ, l’indemnisation s'élève à 25 % de la somme totale du voyage « hors réduction ».
- En cas d’annulation à moins de 15 jours de la date de départ, l’indemnisation s'élève à 50 % de la somme totale du voyage « hors réduction ».
- En cas de non-présentation le jour du départ, aucun remboursement n’est possible, sauf en cas de force majeure, justifiée par un certificat (maladie, accident ou décès d’un membre de la famille au premier degré).
- Séjours en Europe (transport en avion) et séjours en Grande-Bretagne :
- En cas d’annulation à partir de la date d’inscription jusqu’à 30 jours avant la date de départ, l’indemnisation s'élève à 125,00 € « hors réduction ».
- En cas d’annulation à moins de 30 jours avant la date de départ, l’indemnisation s'élève à 100 % de la somme totale du voyage « hors réduction ».
- En cas de non-présentation le jour du départ, aucun remboursement n’est possible, sauf en cas de force majeure, justifiée par un certificat (maladie, accident ou décès d’un membre de la famille au premier degré).
- Séjours hors Europe (transport en avion) :
- En cas d’annulation à partir de la date d’inscription jusqu’à 30 jours avant la date de départ, l’indemnisation s'élève à 50 % de la somme totale du voyage « hors réduction ».
- En cas d’annulation à moins de 30 jours avant la date de départ, l’indemnisation s'élève à 100 % de la somme totale du voyage « hors réduction ».
- En cas de non-présentation le jour du départ, aucun remboursement n’est possible, sauf en cas de force majeure, justifiée par un certificat (maladie, accident ou décès d’un membre de la famille au premier degré).
Toute annulation doit être communiquée par écrit à l’organisation. L’indemnité pour annulation sera retenue sur les sommes déjà versées ou vous sera réclamée en cas de non versement de la somme totale. Si l’annulation se produit à l’occasion de maladie ou d’accident, et pour autant que cela soit attesté par certificat médical, l’indemnité pour annulation est limitée à 30,00 € pour couverture des frais administratifs.
- Kids’ Days :
- Jusqu’à la date de clôture des inscriptions, les modifications et annulations peuvent être réalisées sans frais.
- En cas d’annulation après la date de clôture des inscriptions ou de non-présentation le jour de l’activité, aucun remboursement n’est possible, sauf en cas de force majeure, justifiée par un certificat (maladie, accident ou décès d’un membre de la famille au premier degré).
- Kids’ Week :
- En cas d’annulation à partir de la date d’inscription jusqu’à 30 jours avant la date de l’activité, l’indemnisation s'élève à 30,00 € « hors réduction ».
- En cas d’annulation entre le 30ème et le 15ème jour avant la date de départ, l’indemnisation s'élève à 25 % de la somme totale du voyage « hors réduction ».
- En cas d’annulation à moins de 15 jours de la date de départ, l’indemnisation s'élève à 50 % de la somme totale du voyage « hors réduction ».
- En cas de non-présentation le jour de l’activité, aucun remboursement n’est possible, sauf en cas de force majeure, justifiée par un certificat (maladie, accident ou décès d’un membre de la famille au premier degré).
Toute annulation doit être communiquée par écrit à l’organisation. L’indemnité pour annulation sera retenue sur les sommes déjà versées ou vous sera réclamée en cas de non versement de la somme totale. Si l’annulation se produit à l’occasion de maladie ou d’accident, et pour autant que cela soit attesté par certificat médical, l’indemnité pour annulation est limitée à 15,00 € pour couverture des frais administratifs.
ANNULATION PAR VACANCES VIVANTES ASBL
Article 9 :
En cas de suppression d’un programme, un séjour alternatif sera proposé.
- En cas de circonstances imprévisibles, il sera fait au plus vite.
- En cas d’inscriptions insuffisantes, au plus tard 15 jours avant le départ.
Si le participant ne retient pas cette solution de remplacement, les sommes versées sont remboursées intégralement sans indemnités ni intérêts.
MODIFICATION PAR VACANCES VIVANTES ASBL
Article 10 :
Dans l’éventualité où Vacances Vivantes asbl se verrait dans l’obligation de modifier la convention de voyage avant le départ, le participant sera prévenu aussitôt que possible par écrit et avant même la date de départ. Dans ce cas, le participant peut annuler son voyage sans frais; cette annulation doit se faire par écrit. Ne donnent pas droit à une indemnisation : les adaptations au programme décrit pour le séjour en question, adaptations rendues nécessaires pour cas de force majeure, circonstances imprévues ou dans les cas où la sécurité des participants l’exigerait.
RESPONSABILITÉ DE VACANCES VIVANTES ASBL
Article 11 :
Les prestations de l’organisateur prennent cours dès que le participant est confié par ses parents au responsable de groupe. La prestation se termine dès reprise du participant par ses parents. Vacances Vivantes asbl peut être rendu responsable pour tout dommage encouru par un participant suite à une convention de voyage non ou mal exécutée, à l’exception de :
- Le participant est responsable du manquement dans l’exécution du contrat.
- Les manquements sont causés par un tiers qui n’est pas mentionné dans la convention de voyage.
- Les manquements sont imputables à des cas de force majeure.
- Les manquements sont imputables à des circonstances imprévisibles que Vacances Vivantes ne pouvait prévoir.
Vacances Vivantes asbl a toujours l’obligation de venir en aide au participant en difficulté ou en dérive. Les frais liés à cette intervention pourront lui être réclamés si le participant est lui-même responsable de sa mise en difficulté ou en situation périlleuse.
RESPONSABILITÉ DU PARTICIPANT
Article 12 :
Le participant sera rendu responsable des dommages causés s’il ne remplit pas ses obligations ou si par son fait il devait occasionner des dommages matériels ou moraux aux personnes, aux biens ou à Vacances Vivantes asbl. La faute se détermine par rapport au comportement normal du participant. Dans le cas où le comportement du participant porte atteinte à la sécurité ou à l’intégrité de Vacances Vivantes, de son personnel, des accompagnateurs ou autres participants, Vacances Vivantes a le droit d’exclure ce participant immédiatement. Les frais liés à cette exclusion sont portés en compte du participant. Le participant qui est exclu pour les raisons reprises ci-avant n’a droit à aucun dédommagement ni remboursement. Par comportement inacceptable, il est notamment entendu : toutes formes d’agressivité, usage de drogues, excès d’alcool, non-respect de l’intimité, … Vacances Vivantes asbl se réserve strictement et souverainement le droit d’apprécier les contextes et de qualifier les éventuelles transgressions.
Vacances Vivantes asbl ne peut être tenue responsable du vol, de la perte et/ou de l'endommagement des objets personnels apportés par les participants.
RÈGLEMENT DES PLAINTES
Article 13 :
- Si le participant souhaite formuler une plainte, avant l’exécution de la convention de voyage, il peut l’écrire directement à l’adresse de Vacances Vivantes asbl.
- Les plaintes en cours d’exécution de séjour doivent être remises sur place au responsable de groupe. Celui-ci est tenu d’étudier le fondement de la plainte et de tout entreprendre pour chercher une solution pouvant donner satisfaction à chacun.
- Si le règlement de la plainte sur place n’a pu trouver une solution acceptable et/ou si, pour quelque raison que ce soit, le participant n’est pas en mesure de communiquer sa plainte au responsable de groupe, il peut l’adresser par lettre recommandée à Vacances Vivantes asbl endéans les 4 semaines après le séjour. Passé ce délai, la plainte n’est plus recevable.
En cas de litige, les tribunaux de Bruxelles sont compétents.
CARTE DE MEMBRE
Article 14 :
La carte de membre de l’organisation donne droit de participer à ses activités. La cotisation annuelle se monte à 2,50 € et est comprise dans les prix publiés. Litiges : seul le Tribunal de Commerce de Bruxelles est compétent.
PHOTOS
Article 15 :
Après les séjours, des photos de jeunes pourraient être publiées dans notre brochure, sur notre site web et nos réseaux sociaux. En vous inscrivant à l’une de nos activités, vous acceptez la publication de ces photos. Dans le cas contraire, nous vous demandons de nous le communiquer.
RÈGLEMENT GÉNÉRAL SUR LA PROTECTION DES DONNÉES (RGPD)
Article 16 :
Vacances Vivantes asbl collecte les données des voyageurs conformément au règlement (UE) 2016/679 (« RGPD »).
Les données à caractère personnel qui nous sont communiquées sont nécessaires au traitement de la réservation et à l’exécution du contrat (article 6, paragraphe 1er, b) du RGPD). Il se peut qu’à cette fin, nous partagions les données avec nos partenaires. Nous faisons toujours appel à des partenaires garantissant un niveau similaire de protection, comme prévu dans le RGPD. Nous pouvons également utiliser ces données, avec le consentement du voyageur, pour lui envoyer des offres promotionnelles ou commerciales par e-mail ou par la poste. En outre, les données sont communiquées au SPF Intérieur et aux prestataires de services comme visé et en exécution de la loi du 25 décembre 2016 relative au traitement des données des passagers qui transpose la directive 2016/681 du 27 avril 2016 relative à l’utilisation des données des dossiers passagers pour la prévention et la détection des infractions terroristes et des formes graves de criminalité, ainsi que pour les enquêtes et les poursuites en la matière. Les données sont conservées pendant 8 ans à compter du 1er janvier suivant la date du retour. À titre de personne dont les données sont collectées, le voyageur a un droit d’accès, de rectification, de suppression et d’opposition. Ces droits peuvent être exercés par e-mail ou par lettre, avec mention du nom, du prénom et de l’adresse, ainsi que du motif de la prise de contact. Le voyageur peut s’adresser à l’organe de contrôle compétent s’il veut introduire une réclamation concernant la collecte et le traitement de ses données.
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES ASSURANCES
ASSURANCE ACCIDENTS ET ASSURANCE RESPONSABILITÉ CIVILE INCLUSES
Vacances Vivantes asbl a souscrit les assurances suivantes :
- L'assurance accident, qui couvre la différence entre les frais réels et le remboursement de la mutuelle.
- L’assurance responsabilité civile pour les dommages causés à des tiers par une erreur ou une négligence de l'organisation et de ses employés, participants et bénévoles. Les bénévoles et les participants entre eux sont également considérés comme des tiers.
Les conditions avec les extensions et les éventuelles limitations des assurances susmentionnées peuvent être consultées sur demande.
ASSURANCE ASSISTANCE INCLUSE
Pour les séjours à l’étranger, une assurance assistance a été souscrite, permettant un rapatriement sûr du participant lors de situations graves (maladie ou accident, sans antécédents au séjour). Seule la direction de Vacances Vivantes asbl décide de l’enclenchement de la procédure de rapatriement. Le participant qui le souhaite peut souscrire une assurance personnelle complémentaire chez son propre assureur de sa propre initiative.